บริหาร Cash Flow อย่างไรให้ปัง
ในการทำธุรกิจ ไม่ว่าจะเป็นกิจการขนาดเล็กหรือขนาดใหญ่ จำเป็นต้องมีเงินสดเพียงพอ เพื่อใช้ในการดำเนินกิจการ SMEs หลายรายมักประสบปัญหาการขาดเงินที่เพียงพอในการดำเนินธุรกิจ ดังนั้น การทำความเข้าใจกระแสเงินสดเข้าออก จะทำให้ผู้ประกอบการบริหารจัดการกระแสเงินสดได้อย่างมีประสิทธิภาพ และทำให้เกิดสภาพคล่องในการดำเนินกิจการ
Cash Flow คืออะไร
Cash Flow หรือ กระแสเงินสด เป็นการเคลื่อนไหวเปลี่ยนแปลงของเงิน ไม่ว่าจะเป็นเงินสดหรือรายการเทียบเท่าเงินสดของกิจการที่เกิดขึ้นในระหว่างงวด เป็นสิ่งที่บ่งบอกถึงสภาพคล่องของกิจการ ประกอบด้วย กระแสเงินสดเข้าและกระแสเงินสดออก ซึ่งเกิดจากกิจกรรมต่าง ๆ ของธุรกิจ ได้แก่ กิจกรรมการดำเนินงาน กิจกรรมการลงทุน กิจกรรมการจัดหาเงิน
เงินสด หมายถึง เงินสดในมือ ได้แก่ ธนบัตร เหรียญกษาปณ์ (ทั้งที่เป็นเงินบาทและสกุลเงินต่างประเทศ) รวมทั้งเงินฝากธนาคารที่ต้องจ่ายคืนเมื่อทวงถาม ทั้งประเภทออมทรัพย์และกระแสรายวัน
รายการเทียบเท่าเงินสด หมายถึง เงินลงทุนระยะสั้นที่มีสภาพคล่องสูง และพร้อมที่จะเปลี่ยนเป็นเงินสดในจำนวนที่ทราบได้แน่นอน ซึ่งมีระยะเวลาครบกำหนดไม่เกิน 3 เดือน ได้แก่ ตั๋วสัญญาใช้เงินที่สถาบันการเงินเป็นผู้ออก, ตราสารหนี้ (หุ้นกู้) ที่จะครบกำหนดภายในระยะ 3 เดือน
กิจกรรมที่ก่อให้เกิดการเข้า-ออกของกระแสเงินสด
1. กิจกรรมการดำเนินงาน เป็นกิจกรรมที่ก่อให้เกิดรายได้หลักของกิจการ ไม่ว่าจะเป็นการขาย หรือการ ให้บริการ
2. กิจกรรมการลงทุน เป็นกิจกรรมที่เกี่ยวกับการได้มาและการจำหน่ายสินทรัพย์ถาวร สินทรัพย์ระยะยาว และเงินลงทุนอื่น ๆ
3. กิจกรรมการจัดหาเงิน เป็นกิจกรรมที่แสดงถึงการเปลี่ยนแปลงส่วนของเจ้าของ และการกู้ยืมหรือจ่ายคืนเงินกู้ยืมที่เป็นหนี้สินระยะยาว
ทำไมธุรกิจจึงขาดสภาพคล่อง
สาเหตุที่ทำให้ธุรกิจขาดสภาพคล่องเกิดจาก 4 จม คือ
1. จมอยู่กับลูกหนี้ หมายถึง เมื่อกิจการขายสินค้าไปแล้วยังเก็บค่าสินค้าจากลูกหนี้ไม่ได้
2. จมอยู่กับสินค้า หมายถึง สต็อกสินค้ามีมาก ขายสินค้าไม่ออก การมีต้นทุนเก็บรักษาที่สูง สินค้าเสื่อมสภาพ สินค้าหมดอายุ ล้าสมัย สูญหาย ทำให้กิจการเสียโอกาสในการนำเงินที่จมอยู่กับสินค้าไปทำประโยชน์ในทางอื่น
3. จมอยู่กับทรัพย์สินที่ไม่ก่อให้เกิดรายได้ ได้แก่ การเสียค่าเช่าราคาแพง หรือเสียค่าใช้จ่ายตกแต่งร้านใหม่ แต่ขายสินค้าไม่ได้มาก
4. จมกับการนำเงินของกิจการไปใช้ส่วนตัว เกิดจากการที่เจ้าของกิจการไม่แยกบัญชีส่วนตัวกับบัญชีกิจการ และนำเงินของกิจการไปใช้ส่วนตัว
เทคนิคการบริหาร Cash Flow
เพื่อให้ธุรกิจเกิดสภาพคล่อง ลดปัญหาเงินทุนจม ผู้ประกอบการควรกำหนดแนวทางในการบริหาร Cash Flow ดังต่อไปนี้
1. การบริหารจัดการระบบการรับชำระเงิน การทำธุรกิจโดยทั่วไป จะมีการขายสินค้าหรือบริการ และรับชำระเงินเป็นเงินสดหรือเป็นการขายเชื่อ ซึ่งการบริหารจัดการระบบการรับชำระเงิน เป็นวิธีหนึ่งในการบริหารจัดการ Cash Flow ประกอบด้วย
1.1 การเร่งเก็บเงินให้เร็วขึ้น เราสามารถใช้วิธีกระตุ้นให้ลูกค้าจ่ายเงินเร็วขึ้น โดยการให้ส่วนลดเงินสด เพื่อให้ลูกค้าเห็นประโยชน์จากการชำระเงินก่อน การที่ลูกค้าชำระเงินเร็วขึ้นมีผลให้ธุรกิจมีสภาพคล่องมากขึ้น
1.2 กำหนดนโยบายการให้เครดิตกับลูกค้า ในการขายสินค้าหรือบริการเป็นเงินเชื่อ ควรกำหนดนโยบายการให้เครดิตแก่ลูกค้า ด้วยการกำหนดระยะเวลาการให้สินเชื่อทางการค้า (เครดิตเทอม) โดยพิจารณาผลประกอบการ ฐานะการเงิน ประวัติการชำระเงิน รวมทั้งขนาดและประเภทกิจการของลูกค้า โดยส่วนใหญ่กิจการ SMEs จะกำหนดเงื่อนไขเครดิตแก่ลูกค้าเป็นระยะเวลา 30 วัน หรือ 60 วัน ซึ่งใกล้เคียงกับคู่แข่งขัน เพื่อป้องกันหนี้ค้างชำระที่ทำให้กิจการเก็บเงินไม่ได้หรือเก็บเงินได้ล่าช้า
1.3 วิเคราะห์เครดิตลูกหนี้รายตัว ควรมีการตรวจสอบและวิเคราะห์ข้อมูลของลูกค้า เพื่อเป็นการป้องกันความเสี่ยงจากการเกิดหนี้สูญในการขายสินค้าและบริการ กรณีลูกค้าที่เป็นนิติบุคคล กิจการสามารถสืบค้นข้อมูลของนิติบุคคล ได้แก่ สถานะนิติบุคคล ที่ตั้ง ประวัติการเปลี่ยนแปลง ทุนจดทะเบียน เป็นต้น และข้อมูลงบการเงินจากเว็บไซต์ของกรมพัฒนาธุรกิจการค้า https://datawarehouse.dbd.go.th สำหรับลูกค้าบุคคลธรรมดา การวิเคราะห์เครดิตทำได้จากการตรวจสอบสำเนาบัตรประชาชน สำเนาทะเบียนบ้าน การตรวจสอบรายชื่อบุคคลล้มละลายจากกรมบังคับคดี รวมไปถึงการพิมพ์ชื่อและนามสกุลของลูกค้าใน google ว่ามีคดีความหรือไม่ หรือการสอบถามเครดิตและประวัติการชำระหนี้จากคู่ค้าของลูกค้า
1.4 กำหนดนโยบายการติดตามหนี้ค้างชำระ ควรกำหนดระเบียบปฏิบัติเพื่อเป็นแนวทางที่ชัดเจนและเป็นขั้นตอน สำหรับเจ้าหน้าที่ที่รับผิดชอบในการติดตามหนี้ค้างชำระจากลูกหนี้ เช่น กำหนดให้พนักงานขายทวงถาม เมื่อพ้นกำหนดการชำระหนี้ไปแล้ว 1 เดือน การส่งจดหมายทวงถามจากฝ่ายบัญชีของกิจการ เมื่อพ้นกำหนดการชำระหนี้ไปแล้ว 3 เดือน การส่งจดหมายจากทนายความไปยังลูกหนี้ เมื่อพ้นกำหนดการชำระหนี้ไปแล้ว 6 เดือน เป็นต้น
2. การบริหารจัดการระบบการจ่ายเงิน ในการชำระค่าสินค้าและบริการของกิจการ การวางแผนการจ่ายเงินจะช่วยให้เกิดสภาพคล่อง โดยการบริหารจัดการระบบการจ่ายเงิน มีดังนี้
2.1 กำหนดนโยบายการชำระเงิน ควรกำหนดนโยบาย ขั้นตอนในการวางบิลและชำระเงินให้แก่ผู้ขายสินค้าให้แก่กิจการ เช่น กำหนดวันรับวางบิลและจ่ายเช็คเดือนละสองครั้ง โดยกำหนดวันที่รับวางบิลและจ่ายเช็คที่แน่นอน นอกจากทำให้เกิดความสะดวกในการทำงานของพนักงานบัญชี/การเงินแล้ว ยังช่วยให้กิจการสามารถวางแผนในการบริหารเงินทุนหมุนเวียนให้เพียงพอต่อการใช้จ่ายอีกด้วย ทั้งนี้ เราสามารถกำหนดวันที่จ่ายเช็คหรือโอนเงินให้แก่ผู้ขายสินค้า ให้ห่างจากวันรับวางบิลได้ เพื่อยืดระยะเวลาการชำระเงิน และในช่วงนี้ผู้ประกอบการยังสามารถวางแผนหาเงินเข้ามาได้อีก
2.2 จัดทำบัญชีเจ้าหนี้รายตัว เป็นการสร้างระบบเจ้าหนี้ เพื่อช่วยบริหารจัดการการจ่ายชำระหนี้ให้มีประสิทธิภาพ โดยระบบบัญชีเจ้าหนี้รายตัวจะมีอยู่แล้วในโปรแกรมบัญชี ในบางกิจการระบบจะเชื่อมต่อตั้งแต่การจัดซื้อสินค้า จนถึงการแสดงวันครบกำหนดชำระของเจ้าหนี้แต่ละราย เพื่อให้แผนกบัญชีจัดเตรียมเช็คเพื่อชำระเงิน รวมทั้งเก็บประวัติของเจ้าหนี้รายตัว ซึ่งจะช่วยในการวางแผนการจัดซื้อและการชำระเงินได้ สำหรับกิจการขนาดเล็กที่มีเจ้าหนี้ไม่กี่ราย ก็สามารถใช้โปรแกรม Excel จัดทำบัญชีเจ้าหนี้รายตัวได้
2.3 เจรจาต่อรองกับเจ้าหนี้เพื่อขอเครดิตเทอมที่ยาวขึ้น เพราะเครดิตเทอมที่นานขึ้นจะช่วยให้มีสภาพคล่องมากขึ้น หากเราซื้อสินค้ากับเจ้าหนี้รายใดอย่างสม่ำเสมอ ควรเจรจาขอเงื่อนไขเครดิตเทอมที่นานขึ้น เช่น ขยายจาก 30 วัน เป็น 45 วัน หรือกรณีที่มีเงินสดคงเหลือเพียงพอในการชำระค่าสินค้า ก็อาจเจรจาขอส่วนลด เช่น 2% ในการชำระเป็นเงินสด ซึ่งจะเป็นการช่วยลดต้นทุนค่าสินค้าของกิจการ
3. การบริหารจัดการสินค้าคงเหลือ สินค้าคงเหลือ ได้แก่ วัตถุดิบ งานระหว่างทำ (work in process) สินค้าสำเร็จรูป อะไหล่ และวัสดุซ่อมบำรุง การบริหารสินค้าคงเหลือ เป็นการวางแผนจัดการสินค้าที่ยังไม่ได้ขาย ดูแลจัดการการไหลเวียนของสินค้า ตั้งแต่กระบวนการผลิต การจัดเก็บ จนถึงกระบวนการจัดจำหน่าย นอกจากนั้น ยังช่วยให้มีเงินทุนหมุนเวียนมากขึ้น ลดการเสียโอกาสจากเงินทุนจมในสินค้า โดยวิธีการบริหารสินค้าคงเหลือ ได้แก่
3.1 วางแผนการสั่งซื้อวัตถุดิบ ควรคำนวณปริมาณการสั่งซื้อที่ทำให้ประหยัดต้นทุนการสั่งซื้อและต้นทุนในการเก็บรักษา โดยการวิเคราะห์จุดสั่งซื้อ (จุดที่เตือนสำหรับการสั่งซื้อในรอบต่อไป) ประเมินระยะเวลาที่ใช้ในการรอสินค้า (เวลาทั้งหมดที่ใช้ในการสั่งซื้อ รอสินค้า จนได้สินค้า หรือที่เรียกว่าระยะเวลา Lead Time)
3.2 กำหนดปริมาณสินค้าคงเหลือที่เหมาะสม (Safety Stock) เป็นการกำหนดจำนวนสินค้าสำรอง เพื่อให้มีสต็อกสินค้าเพียงพอกับความต้องการของลูกค้า โดยใช้วิธีจดบันทึกรายการสินค้าเข้าออก ทำให้ผู้ประกอบการทราบว่าสินค้าใดเป็นสินค้าทำกำไร จะได้สั่งซื้อหรือผลิตให้เพียงพอต่อความต้องการของลูกค้า หรือสินค้าใดควรมีการลดราคา สินค้าใดมีการเสื่อมสภาพ หรือล้าสมัย
3.3 เจรจาต่อรองขอส่วนลดเมื่อปริมาณสั่งซื้อวัตถุดิบเป็นจำนวนมาก ผู้ประกอบการที่มีการซื้อวัตถุดิบอย่างสม่ำเสมอและทราบปริมาณการใช้ที่แน่นอน สามารถเจรจากับผู้ขายทำสัญญาตกลงซื้อวัตถุดิบทั้งปีและขอส่วนลด โดยให้ผู้ขายทยอยส่งของทุกเดือน
3.4 ตรวจนับสินค้าคงเหลือสม่ำเสมอ ควรตรวจนับอย่างน้อยปีละครั้ง หรือมีการสุ่มตรวจสินค้าบางรายการทุกเดือน เพื่อให้ทราบว่าสินค้าคงเหลือที่บันทึกบัญชีตรงกับปริมาณสินค้าคงเหลือที่มีอยู่จริงหรือไม่ และช่วยป้องกันการสูญหายของสินค้าจากการทุจริตหรือโจรกรรมได้ นอกจากนี้ ยังทำให้ทราบสินค้าที่เป็น Dead Stock ซึ่งเป็นสินค้าหมดอายุ เสื่อมสภาพ หรือสินค้าล้าสมัย
4. การจัดให้มีระบบการควบคุมภายใน เป็นการจัดการให้การดำเนินงานขององค์กรเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ บรรลุเป้าหมายขององค์กร ช่วยลดการสูญหายของทรัพย์สิน ลดการทุจริต มีการปฏิบัติงานเป็นไปตามขั้นตอนและนโยบายของกิจการ โดยระบบการควบคุมภายในสำหรับ SMEs มีดังนี้
4.1 แยกบัญชีส่วนตัวกับบัญชีของธุรกิจ เพื่อให้ผู้ประกอบการทราบถึงตัวเลขกำไรคงเหลือและกระแสเงินสด สามารถบริหารจัดการรายได้ ค่าใช้จ่ายของกิจการ รวมทั้งสามารถกำหนดค่าตอบแทนของเจ้าของกิจการในรูปของเงินเดือน เพื่อนำมาเป็นค่าใช้จ่ายส่วนตัว
4.2 บริหารจัดการเงินทุนหมุนเวียน ซึ่งเป็นเงินทุนสำรองสำหรับไว้ใช้จ่ายในกิจการก่อนที่จะได้รับเงินจากค่าขายสินค้าหรือบริการ ดังนั้น ควรกำหนดวงเงินสำหรับเงินทุนหมุนเวียน เพื่อจะได้บริหารจัดการรายรับจากการขายสินค้าหรือบริการ และบริหารการจัดเก็บเงินจากลูกหนี้ ให้สมดุลกับต้นทุนสินค้าและรายจ่ายของกิจการ โดยการกำหนดวงเงินสามารถประเมินได้จากลูกหนี้การค้า เจ้าหนี้การค้า และสต็อกสินค้าของกิจการ
5. การจัดทำงบการเงินและรายงานทางการเงิน เพื่อนำไปใช้วางแผนและบริหารจัดการให้เกิดสภาพคล่องได้ ดังนี้
5.1 งบการเงิน ประกอบด้วย งบแสดงฐานะการเงิน งบกำไรขาดทุน งบแสดงการเปลี่ยนแปลงส่วนของผู้ถือหุ้น จะช่วยให้ผู้ประกอบการทราบฐานะทางการเงิน สภาพคล่องของกิจการ ผลประกอบการที่แท้จริง ความสามารถในการทำกำไร ความสามารถในการชำระหนี้ รวมถึงประสิทธิภาพในการบริหารสินทรัพย์ของกิจการ ช่วยในการวางแผนบริหารจัดการให้เกิดสภาพคล่องทางการเงิน
5.2 รายงานทางการเงิน ได้แก่
- งบประมาณเงินสด (Cash Budget) เป็นการวางแผนระยะสั้นในการใช้จ่ายเงิน โดยการประมาณการเงินสดรับจากการขายหรือการให้บริการ และรายจ่ายของกิจการที่เกิดขึ้น เป็นรายสัปดาห์หรือรายเดือน ซึ่งช่วยควบคุมค่าใช้จ่ายได้อย่างเหมาะสม สามารถรู้ล่วงหน้าเมื่อมีเงินสดขาดมือ และสามารถวางแผนจัดการลงทุนถ้ามีเงินสดคงเหลือ เพื่อนำไปหาผลตอบแทนให้กับกิจการได้อย่างเหมาะสม
- งบกระแสเงินสด (Cash Flow Statement) เป็นการจัดทำรายงานกระแสเงินสดเข้าออก แยกตามกิจกรรมต่าง ๆ ได้แก่ กิจกรรมการดำเนินงาน กิจกรรมการลงทุน และกิจกรรมการจัดหาเงิน ซึ่งจะทำให้เจ้าของกิจการสามารถประเมินผลกระทบจากกิจกรรมเหล่านั้นว่า มีผลกระทบต่อฐานะการเงินของกิจการอย่างไร ทำให้เห็นการเปลี่ยนแปลงกระแสเงินสดของกิจการในช่วงเวลาหนึ่ง ว่ามีที่มาและใช้ไปอย่างไร ช่วยในการบริหารจัดการเงินสด และรายการเทียบเท่าเงินสด รวมทั้งวางแผนทางการเงินในอนาคตของบริษัท
เทคนิคในการจัดการ Cash Flow ดังที่กล่าวมา เป็นเครื่องมือสำคัญที่จะช่วยให้ผู้ประกอบการรักษากระแสเงินสดให้เกิดสภาพคล่อง ซึ่งเป็นหัวใจสำคัญของธุรกิจที่ประสบความสำเร็จ หาก SMEs เรียนรู้และทำความเข้าใจกับเรื่องนี้แล้ว เชื่อว่าจะเป็นอีกหนึ่งแรงเสริมที่ช่วยให้ธุรกิจเติบโตได้อย่างยั่งยืนต่อไป
PEAK โปรแกรมบัญชีออนไลน์ ช่วยกิจการจัดทำงบการเงิน ให้ข้อมูลทางการเงินแบบ Real Time มีข้อมูลวิเคราะห์ในรูป Dashboard ช่วยผู้ประกอบการวางแผนและตัดสินใจ เพื่อให้เกิดสภาพคล่องในการดำเนินกิจการ...สำหรับสมาชิกหอการค้าไทยและเครือข่าย รับสิทธิพิเศษ ใช้ฟรีแพ็คเกจ PEAK นาน 6 เดือน (มูลค่า 7,200 บาท) รายละเอียดคลิก https://www.thaichamber.org/view/610/peak-
