ผู้ใช้ e-Tax Invoice by Time Stamp ออกใบกำกับภาษีผิดทำอย่างไร
การออก e-Tax Invoice & e-Receipt เป็นสิ่งสำคัญสำหรับธุรกิจ แต่บางครั้งอาจเกิดข้อผิดพลาดได้ ทำให้เกิดปัญหาคำถามมากมายในกลุ่มของผู้ประกอบการที่เข้ามาใช้ระบบใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ (e-tax invoice) ว่าถ้าเกิดกรณีที่มีการยกเลิก หรือออกใบแทนต้องทำอย่างไร สามารถใช้วิธีเดียวกับการออกแบบกระดาษได้ไหม
อย่างแรกขอทบทวนก่อนว่าระบบใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ (e-tax invoice) มี 2 กลุ่ม ได้แก่
1. ระบบ: e-Tax Invoice & e-Receipt
2. ระบบ: e-Tax Invoice by Time Stamp
เหตุผลที่ต้องให้ทบทวน คือ ทั้ง 2 ระบบ เป็นการออกใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ (e-tax invoice) เหมือนกัน แต่มีวิธีปฏิบัติที่แตกต่างกัน สำหรับบทความนี้เราจะโฟกัสวิธีปฏิบัติการยกเลิกใบกำกับภาษีสำหรับ e-Tax Invoice by Time Stamp กัน
การยกเลิกและออกใบแทน โดยส่วนใหญ่จะอิงมาจากประกาศกรมสรรพากร เรื่อง การจัดทำ ส่ง หรือเก็บรักษา ใบกำกับภาษีโดยการประทับรับรองเวลา (Time Stamp) ลงวันที่ 12 พฤษภาคม พ.ศ. 2566 แต่เนื้อหาในตัวกฎหมายค่อนข้างอ่านยาก เราได้สรุปย่อยเนื้อหาให้อ่านง่ายขึ้น มาลุยกันเลย!
การยกเลิกใบกำกับภาษี ระบบ e-Tax Invoice by Time Stamp
สิ่งที่ผู้ประกอบการมักเจอบ่อย ๆ คือ ใบกำกับภาษีหรือใบรับที่ออกให้ลูกค้าผิด ในส่วนที่เป็นสาระสำคัญไม่ถูกต้อง ครบถ้วน เช่น ชื่อบริษัท เลขนิติบุคคล ที่อยู่ เป็นต้น
เมื่อข้อมูลผิดพลาด ก็ทำให้ผู้ประกอบการต้องทำการออกใบกำกับภาษีฉบับที่แก้ไขถูกต้องให้กับลูกค้า สำหรับวิธีการแก้ไข ทำตามขั้นตอนนี้ได้เลย
1. ไม่ต้องเรียกคืนใบกำกับภาษีฉบับเดิม แต่ให้จัดทำใบกำกับภาษีหรือใบรับฉบับใหม่แทน
2. ใบกำกับภาษีหรือใบรับฉบับใหม่ ต้องใช้เลขที่เอกสารใหม่ และวัน เดือน ปีที่ออกเอกสารใหม่
3. ระบุข้อความในใบกำกับภาษีหรือใบรับว่า “เป็นการยกเลิกและออกใบกำกับภาษี (หรือใบรับ) ฉบับใหม่แทน ฉบับเดิมเลขที่ … ลงวันที่ ...”
4. เขียนหมายเหตุการยกเลิกใบกำกับภาษี ไว้ในรายงานภาษีของเดือนภาษีที่จัดทำใบกำกับภาษีฉบับใหม่ด้วย
การออกใบแทนใบกำกับภาษี ระบบ e-Tax Invoice by Time Stamp
ในบางครั้งผู้ประกอบการได้ออกใบกำกับภาษีหรือใบรับให้ลูกค้าแล้ว แต่ลูกค้าได้แจ้งมาว่าได้ทำเอกสารนั้นสูญหาย หรือเสียหาย ผู้ประกอบการสามารถส่งใบกำกับภาษีหรือใบรับฉบับเดิมให้แก่ลูกค้าทางอีเมลได้เลย โดยไม่ต้องออกใบแทนใบกำกับภาษีหรือใบรับ
เน้นย้ำว่าไม่ต้องออกใบแทน เพราะการออกใบแทนเป็นวิธีที่ใช้สำหรับการออกใบกำกับภาษีแบบกระดาษ ที่ไม่ได้ใช้ระบบ e-Tax Invoice
ไม่ว่าจะเป็นการยกเลิกใบกำกับภาษี หรือการออกใบแทนใบกำกับภาษี สำหรับผู้ใช้งานระบบ e-Tax Invoice by Time Stamp เห็นได้ว่ามีวิธีการปฏิบัติที่แตกต่างไปจากวิธีการออกใบกำกับภาษีรูปแบบเดิม (แบบกระดาษ) โดยเฉพาะกิจการที่จัดทำทั้งใบกำกับภาษีในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์และรูปแบบกระดาษควบคู่กัน จะต้องทำความเข้าใจและเลือกใช้ให้วิธีปฏิบัติให้เหมาะสมกับการออกใบกำกับภาษีหรือใบรับของแต่ละรูปแบบ
สำหรับใครที่กำลังมองหาโปรแกรมบัญชีออนไลน์ที่สามารถเชื่อมต่อระบบ e-Tax Invoice by Time Stamp ขอแนะนำโปรแกรมบัญชี PEAK โปรแกรมที่จะช่วยผู้ประกอบการให้สามารถออกเอกสารใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ (e-Tax Invoice) ไม่ว่าจะเป็น e-Tax Invoice by Time Stamp หรือ e-Tax Invoice & e-Receipt ได้ง่าย ๆ เพียงไม่กี่ขั้นตอน
